29 juillet 2021

Avec son partenaire OBS, le Groupe VOG prend de l’avance dans la facturation électronique BtoB

 

Accélérée par la crise sanitaire, la facturation électronique BtoB deviendra obligatoire en France à l’horizon 2023. Le Groupe VOG l’a d’ores et déjà anticipé en 2020, à l’aide de son partenaire le groupe OSLO, en digitalisant les process de facturation de ses franchisés. D’ici quelques mois, il envisage de poursuivre son processus de digitalisation en dématérialisant ses factures fournisseurs.

VOG

Fondé en 1979 par Franck François, le Groupe familial VOG se positionne comme le deuxième franchiseur de salons de coiffure, avec les enseignes Tchip Coiffure, Vog Coiffure et Mon Coiffeur Exclusif. Fort d’une relation privilégiée avec ses patrons franchisés et l’ensemble des managers et coiffeurs, le Groupe VOG a su, en 40 ans, se renouveler et innover pour accompagner et anticiper les tendances de la profession. Face à la nécessité d’éditer et de gérer plusieurs centaines de factures mensuelles destinées à ses franchisés, plus de 600 salons réparties sur toute la France, le Groupe VOG a fait le choix en 2020 des « savoir-faire » et de la culture intégration de son partenaire OSLO Business & IT Services – OBS – pour passer à la facturation électronique, dans les règles de l’art et selon les meilleurs pratiques en vigueur. A ce titre, OBS a interfacé l’ERP Divalto du Groupe VOG au portail DPii pour digitaliser l’ensemble des process de facturation des franchisés, selon les exigences réglementaires actuelles et à venir. Outre des gains de productivité importantsplus de 2 jours hommes économisés par mois, ce projet de digitalisation a permis au Groupe VOG de gagner en traçabilité, en suivi et en sécurité à toutes les étapes de la facturation de ses franchisés, de l’envoi à la réception.


Michael Sawinski, Responsable des systèmes d’information du groupe VOG, nous confie : « Outre d’anticiper la généralisation prochaine de la facturation électronique, ce projet nous permet aujourd’hui d’optimiser, de fluidifier et d’accélérer notre chaîne de traitement des factures des franchisés. La suppression des traitements manuels et l’automatisation des workflows de validation permettent également à nos collaborateurs du service de comptabilité & facturation de se libérer des taches administratives et de se concentrer sur des activités à plus forte ajoutée, comme l’analyse de nos données financières. »

Gagner en traçabilité et prendre de l’avance sur la facturation électronique


Après un tour d’horizon du marché des solutions de dématérialisation en 2020, le Groupe VOG fait appel à son partenaire IT historique, OSLO Business & IT Services, pour déployer le module de dématérialisation des factures (connecté au portail DPii) intégré à son ERP Divalto. Michael Sawinski ajoute : « Au-delà du déploiement de la solution, nous souhaitions un partenaire qui nous accompagne dans toutes les étapes de la digitalisation des factures, de l’optimisation des processus à la diffusion de nouvelles pratiques. OBS, une nouvelle fois, s’est différencié, par sa qualité de services et sa réactivité, gage d’un accompagnement au changement « sur mesure ».


Déployée en quelques semaines, des paramétrages aux tests, la solution de dématérialisation a été opérationnelle en mars 2021. Dans la foulée, le Groupe VOG a mené une campagne d’information et de validation de la facturation électronique auprès de ses franchisés, qui l’ont largement adopté.


Aujourd’hui, via son interfaçage avec le portail DPii EDC, le groupe VOG dématérialise de manière automatique et sécurisée ses factures franchisés ; signées électroniquement, les factures PDF sont certifiées et garantissent l’intégrité et la pérennité des échanges. VOG bénéficie ainsi d’une facturation de ses franchisés totalement dématérialisée, selon les règles de l’art, où les temps de traitements ont été diminués et les erreurs supprimées. La traçabilité et la sécurité « de bout en bout » des données sont désormais sans faille.  En sus, les collaborateurs du service comptabilité & facturation du Groupe VOG accèdent désormais rapidement et facilement aux « bonnes » informations pour gérer au mieux leurs relations avec les franchisés. De plus, la suppression des frais d’envoi de factures représente une économie de l’ordre de 20 K€ par an pour le groupe VOG.

Ce projet de dématérialisation s’est révélé fédérateur pour tous, dans la mesure où il répondait aux enjeux à la fois du franchiseur, le Groupe VOG, ainsi qu’à ceux de son réseau de franchisés : optimiser les coûts, la productivité et la sécurité des données des factures, en supprimant le papier et les tâches administratives chronophages.

Michael Sawinski, Responsable des systèmes d’information du Groupe VOG, conclut : « Fort de ce premier succès, nous souhaitons étendre la facturation électronique pour toujours plus d’efficacité opérationnelle. A ce titre, nous envisageons ces prochains mois avec OBS de digitaliser notre facturation fournisseurs afin d’en accélérer les traitements, d’en optimiser le pilotage et d’en diminuer les coûts administratifs. »