Avec les éditeurs OSLO et Yooz, SOFLUX Groupe digitalise ses 4000 factures fournisseurs mensuelles
SOFLUX Groupe, spécialiste de la maîtrise des énergies (électrique, climatique et renouvelable), s’appuie sur l’ERP OSLO Bâtiment, couplé à la solution SaaS YOOZ, pour dématérialiser, fluidifier et accélérer le traitement de ses factures fournisseurs
SOFLUX : un groupe, une marque et deux entreprises indépendantes, SNEE et SERE, au service des professionnels et des particuliers de l’Ouest au Sud-Ouest, en passant par l’Ile de France. SOFLUX dispose d’une offre complète de prestations d’installation dans le génie électrique, le génie climatique et les énergies renouvelables, en proposant à ses clients une large gamme de services associés : entretien, intervention 24h/24 et maintenance.
Le groupe représente 12 agences, un effectif de 420 collaborateurs et un chiffre d’affaires de 54 millions d’euros.
Afin d’accélérer le traitement de ses 4000 factures fournisseurs mensuels tout en affranchissant son équipe comptable des tâches administratives chronophages, SOFLUX Groupe a interfacé en 2019 son ERP OSLO Bâtiment (anciennement PROGIB) avec la solution Yooz afin de dématérialiser et d’automatiser ses flux fournisseurs. Karine Raby, Responsable Administratif et Financier de SOFLUX, nous confie : « La digitalisation des factures fournisseurs a apporté un gain de temps, plus de fiabilité et de productivité sur l’ensemble de notre chaîne comptable et financière, et cela au bénéfice de tous, des collaborateurs sur le terrain aux comptables en passant par l’expert comptable. »
Une réponse technologique de dématérialisation conçue sous l’impulsion de SOFLUX
Tony Combaud, Responsable Achats & IT de SOFLUX, ajoute : « Pour nous affranchir de la saisie manuelle des factures fournisseurs, nous devions automatiser les traitements donc digitaliser. Deux possibilités se présentaient : changer notre ERP ou le compléter d’une solution adaptée ». A l’été 2018, la réponse technologique imaginée en partenariat avec les trois entreprises s’impose : l’éditeur OSLO propose d’interfacer son ERP OSLO Bâtiment à la solution de dématérialisation Yooz en mode SaaS, qui combine intuitivité, richesse fonctionnelle et un niveau inégalé d’automatisation temps réel, recommandée par SOFLUX.
En effet, la solution Yooz gère, de manière fluide et simple toutes les étapes de la dématérialisation des factures fournisseurs, de la numérisation à la reconnaissance automatique jusqu’au circuit de validation de l’ERP OSLO Bâtiment. Ce projet s’est articulé en trois temps forts : paramétrages et tests au sein du département financier du groupe au printemps 2019 ; déploiement dans l’entreprise SNEE – 320 collaborateurs, 40 M€ de CA- à l’été 2019 afin d’évaluer la conduite au changement et les bonnes pratiques de déploiement ; puis la mise en place dans l’entreprise SERE – 100 collaborateurs, 14 M€ de CA à l’automne 2019. Aujourd’hui, plus de 20 collaborateurs de SOFLUX Groupe, des conducteurs de travaux aux directeurs d’agences, plébiscitent l’association des deux solutions, l’ERP OSLO Bâtiment et Yooz.
Des bénéfices sur l’ensemble de la chaîne comptable et financière
« Cette dématérialisation a nécessité de former nos équipes à de nouveaux usages numériques, ce qui s’est traduit par une véritable révolution dans le traitement et la validation des factures fournisseurs » commente Karine RABY. Ainsi, la solution YOOZ numérise les factures, dès leur réception, en incluant des champs obligatoires comme le numéro de commande, la date, le montant, et les transfère automatiquement dans l’ERP OSLO Bâtiment. Elles sont automatiquement intégrées dans un workflow de validation vers chaque responsable qui la valide ou la refuse en un clic. Les traitements sont ainsi automatisés, de manière simple et fluide entre les deux solutions, et adaptés aux spécificités métiers du groupe.
Aujourd’hui, plus de 200 factures fournisseurs peuvent être traitées par jour, ce qui libère du temps au service comptable qui peut se consacrer à des taches à plus forte valeur ajoutée comme le contrôle, l’analyse… Il y a eu également une réduction des erreurs, les factures intégrées dans l’ERP sont désormais conformes aux bons de commandes, ce qui garantit à la Direction Financière une vision « juste » à l’instant T des factures dues. Il en va de même pour l’expert comptable qui gagne du temps dans sa recherche et son analyse des factures fournisseurs.
Vers une digitalisation des saisies d’heures et des notes de frais
Fort des premiers résultats de ce projet de digitalisation, SOFLUX Groupe prévoit dans les prochains mois, d’équiper ses collaborateurs « terrain » de l’application mobile GT.OU de l’éditeur OSLO, pour digitaliser et automatiser la saisie des heures par affaire ou chantier. Il envisage également de digitaliser la gestion des notes de frais par l’intermédiaire d’une application nativement interfacée à l’ERP OSLO Bâtiment.
Tony Combaud, Responsable Achats & IT de SOFLUX, conclut : « Dans notre métier, la transformation digitale devient un incontournable en termes d’excellence opérationnelle, de satisfaction client et de valorisation des compétences sur un marché des métiers bâtiment sous tension. Au delà des gains de productivité qu’elle garantit, la digitalisation s’avère un enjeu majeur pour améliorer l’expérience de nos clients et de nos collaborateurs, en vue de les satisfaire et de les fidéliser ».
