En route vers la facturation 100% numérique des PME/PMI par Thierry Poiret, Directeur Division OSLO Bâtiment

L’année 2020 représente un véritable tournant dans la dématérialisation des factures des entreprises, des Grands Comptes aux PME/PMI. Outre d’être devenue obligatoire pour toutes celles qui travaillent avec le secteur public, la facturation électronique connaît actuellement un essor sans précédent et devrait se généraliser à toutes les entreprises d’ici 2025, sous l’impulsion de La Loi Finances.  Source de gains en termes de réduction des coûts, de productivité et de délai de paiement, la dématérialisation, dans les règles de l’art, garantit de digitaliser l’ensemble des process et circuits liés à la création, la diffusion et le paiement des factures. Ce sont donc des projets stratégiques d’entreprise, qui nécessitent de s’appuyer sur les solutions de dématérialisation les plus agiles, en les couplant à l’ERP de l’entreprise et ainsi diffuser les meilleures pratiques auprès de tous. Zoom sur les bonnes solutions et les meilleures pratiques pour faire de la dématérialisation des factures un atout pour les PME/PMI en termes de gains financiers et opérationnels.

Avec plus de 100 millions de factures échangées sur Chorus Pro, dont 5 millions en septembre 2020, la facture électronique devient la norme entre les entreprises et le secteur public. Et ce n’est qu’un début dans la généralisation de la facture 100% numérique dans le monde BtoB ! A titre de rappel, une facture numérique s’appuie sur un processus entièrement électronique, de la création à la diffusion, en passant par l’archivage. D’un point de vue fiscal, la facture électronique, au delà des mentions obligatoires, doit remplir 3 conditions clés : authenticité, intégrité et lisibilité. Afin de répondre à ces exigences réglementaires de la facturation électronique, les entreprises peuvent exploiter l’EDI – accès à une plate-forme d’échange normalisée et partagée, la signature électronique – certificat numérique par un tiers de confiance et la piste d’audit fiable – chaîne de contrôle sur l’ensemble du process de facturation. Il s’agit ainsi pour les PMI/PME, à partir de solutions digitales et de process rigoureux, de créer, de diffuser et d’archiver à valeur légale des factures, en respectant des modalités et des exigences réglementaires fortes.

Ayant une approche « Best of Breed » en mode SaaS, l’éditeur métier OSLO s’appuie sur les meilleures fonctionnalités et solutions du monde de la dématérialisation afin de garantir la meilleure réponse à ses clients en termes de couverture fonctionnelle, d’agilité et de rapidité de déploiement. A titre d’exemple, l’ERP OSLO Bâtiment en mode SaaS s’appuie sur des connecteurs web et des services API pour faciliter le dépôt ou l’envoi sécurisé de factures sur Chorus Pro. Le tout via un flux certifié RGS « 2 étoiles », soit un certificat de signature qui garantit au destinataire l’intégrité et la non-répudiation du document. Couplée à cette offre ERP « métier », la solution de dématérialisation en mode SaaS Yooz garantit, quant à elle, de dématérialiser les factures de l’entreprise. Au-delà du choix des solutions logicielles pour la réaliser, la dématérialisation des factures est un avant tout un projet d’entreprise qui nécessite d’automatiser les flux de bout en bout et de manière cohérente, sur l’ensemble de la chaîne de facturation. Il s’articule en étapes clés, pouvant être orchestrées par un spécialiste comme OSLO : analyse & remise à plat des process et des circuits de validation existants, création de la chaîne de traitement numérique des factures en lien avec l’ERP et enfin, formation des utilisateurs. Plus la PME/PMI s’avère rigoureuse dans la rigueur des données alimentant son ERP et plus elle implique ses collaborateurs dans son projet de dématérialisation, plus elle gagne en efficacité et en productivité.

Opter pour une application en mode SaaS implique de stocker des données « sensibles » sur le Cloud, au sens RGPD du terme, donc hors du contrôle des PME/PMI clientes. Ayant comme priorité la sécurité des données, l’éditeur métier, en complément du prestataire d’hébergement, assure aux PME/PMI les technologies les plus efficientes de cyber-sécurité et de protection des données dans ses applications « SaaS », souvent bien au-delà du niveau de sécurité des logiciels classiques installés sur leurs propres serveurs.

Afin d’aller encore plus loin dans la maîtrise totale de la sécurité des données, l’éditeur OSLO a fait, quant à lui, le choix de couvrir l’ensemble de la chaîne de valeur SaaS. Celle-ci va de l’hébergement dans ses propres datacenters implantés en France, à l’évolution constante de ses applications logicielles selon les nouveaux usages et réglementation. Avec OSLO, de nombreuses PME/PMI disposent ainsi d’un interlocuteur unique et d’un partenaire de confiance pour leur transition « SaaS » en termes de qualité d’infrastructure, de performance des applications et de sécurité des données.

En conclusion, les solutions SaaS et notamment celles conçues par OSLO, ont vocation à accélérer la digitalisation des PME/PMI, gage de performance, d’agilité et de résilience. Dans une approche « clé en main », l’éditeur OSLO prépare ses applications SaaS à toujours plus d’interconnexion et de microservices pour libérer de nouvelles possibilités de communication et de fonctionnalités dans l’écosystème des PME/PMI.