Avec la solution OSLO FM, le bataillon de marins-pompiers de Marseille optimise sa chaîne logistique pour gagner en efficacité, traçabilité et agilité
Villeneuve d’Ascq, le 20 Septembre 2022
Avec plus de 130 000 interventions par an, dont 68% sont des interventions sanitaires, le bataillon de marins-pompiers de Marseille (BMPM) doit disposer d’une logistique performante au service de l’efficacité opérationnelle de ses 21 Centres d’Incendie et de Secours (CIS) (dont 4 en extérieur) et de ses 8 Sections Opérationnelles Spécialisées (SOS) – interventions aquatiques, risques technologique, lutte contre la pollution, secours en milieu périlleux et montagne, appui robotisé, sauvetage déblaiement, héliporté.
Afin de gérer l’ensemble de sa chaîne logistique, du pilotage des achats à la valorisation des stocks en passant par la gestion fine de la maintenance des équipements, le BMPM s’appuie depuis juin 2021 sur la solution logicielle OSLO FM pour centraliser ses données, automatiser ses process et adopter les meilleures pratiques, selon ses contraintes et spécificités métiers. Face à la diversité des missions à réaliser, des stocks et des équipements à gérer, la solution OSLO FM, référentiel unique du BMPM, répond à ses enjeux de fiabilité de ses stocks, de traçabilité de ses équipements selon la réglementation et d’anticipation des ruptures ou indisponibilités.
Le lieutenant de vaisseau Johan, Chef du Secteur Gestion Matériels & Equipements du BMPM, nous confie : « Avec la solution OSLO FM, nous disposons d’une vue à 360° de notre chaîne logistique pour optimiser et contrôler l’exécution des tâches, dont la prochaine en date sera l’armement de nos véhicules d’intervention, dans un souci constant d’efficacité opérationnelle et de maîtrise des coûts. »
Une organisation logistique conçue pour un bataillon « hors norme » !
Fondé en 1938, suite à l’incendie des Nouvelles Galeries de la Cannebière, le BMPM se distingue par son statut militaire, une unité de la Marine Nationale mise pour emploi auprès du Maire de Marseille, qui en finance le personnel et les matériels. Avec plus de 350 interventions par jour, le BMPM assure la protection des personnes, des biens et de l’environnement de la Ville de Marseille, du Grand Port – Fos et Lavéra – et de l’Aéroport, soit un périmètre d’action de 242 km2 au moins et plus de 870 000 citoyens concernés. Pour assurer ses missions dans un délai de 10 minutes, le BMPM dispose d’un effectif de près de 2600 collaborateurs répartis sur 23 sites, dont notamment l’état major abritant le centre opérationnel COSSIM et 21 casernes idéalement réparties, et d’un parc de 430 véhicules d’intervention les plus divers (engins sanitaires, fourgons incendie, bateaux de sauvetage…). A cela s’ajoute un centre technique, un centre médical, deux écoles et un centre de formation (CETIS).
Le BMPM est scindé en deux groupements opérationnels – Nord et Sud – sous la direction d’un état major central, qui ont la responsabilité logistique de délivrer aux casernes les fournitures et équipements nécessaires. En effet, le BMPM dispose d’une organisation logistique spécifique, un site central, 8 magasins logistiques indépendants – incendie, habillement, pièces détachées pour engins roulants, pièces détachées pour engins nautiques, infrastructure, soutien commun ou hygiène, fourniture & mobilier, alimentation et des stocks dédiés aux SOS. Face à une croissance exponentielle des données, des mouvements de stock et un flux permanent d’informations, la centralisation et le partage des informations s’avèrent clés pour le BMPM, d’où son besoin de se doter d’un système d’information interconnecté véritablement adapté à ses métiers et spécificités.
Une conduite au changement, l’ingrédient clé du projet d’informatisation du BMPM
Le BMPM sélectionne la solution modulaire OSLO FM comme référentiel unique et système d’information en décembre 2019. Quatre raisons ont motivé ce choix : la pertinence et la richesse fonctionnelle de la solution, déjà déployée par la Ville de Marseille, le référencement UGAP de la solution et en particulier l’expérience éprouvée de l’éditeur OSLO (ex KIMOCE) dans l’univers des SDIS. Les étapes du projet ont été priorisées en 2021, crise sanitaire oblige en 2020. Le déploiement de la solution OSLO FM s’est déroulé en plusieurs phases et surtout par magasin logistique : audit, identification du périmètre et adaptation de la solution aux procédures internes, déploiement de la solution, amélioration et transfert de compétences. Le portail web de services destiné aux demandes de dotations, d’équipements et d’interventions techniques a quant à lui été opérationnel dès juin 2021 pour les parties habillement et casernement. Le lieutenant de vaisseau Johan ajoute : « Avec OSLO, nous avons mené ce projet dans une démarche de co-innovation. Nous avons particulièrement apprécié la flexibilité et l’agilité d’OSLO, dont l’équipe dédiée qui a fait preuve de disponibilité, de réactivité et de conseils pertinents afin de nous accompagner dans notre projet d’envergure. Nous disposons aujourd’hui d’une solution logicielle véritablement personnalisée à nos besoins et extrêmement ergonomique, gage d’une utilisation intuitive par nos opérationnels. »
Outre d’assurer la fiabilité des données collectées – inventaires, historiques, le BMPM a mis l’accent, tout au long du projet, sur la conduite au changement afin d’avoir l’adhésion des collaborateurs concernés, facteur clé de la réussite d’un projet d’informatisation. Aujourd’hui, 50 gestionnaires de stock, 8 acheteurs et 900 pompiers, via le portail web, utilisent quotidiennement la solution OSLO FM.
Des process métiers optimisés et des bénéfices concrets obtenus
Au sein du BMPM, la solution OSLO assure l’uniformisation des données, des process et des pratiques en vue d’optimiser l’intégralité de la chaîne logistique. On peut citer, par exemple, l’optimisation de la gestion des tenues de pompiers, de la gestion des dotations à la délivrance aux comptoirs, dont notamment les EPI sérialisés – casques, veste d’interventions. Il en va de même pour la gestion de la maintenance des bâtiments, où les étapes des demandes de travaux, qui seront réalisées directement par les pompiers, ont été automatisées, de la création à la clôture. La caserne fait sa demande de travaux directement sur le portail web d’OSLO FM, qui s’intègre dans un workflow de contrôle, évaluation et validation par le service infrastructure ; une fois cette dernière validée, elle est liée avec la demande de matériel pour le chantier, dans un souci de cohérence et de contrôle. Autre process clé, la gestion du lavage des tenues de pompiers dispose d’une traçabilité « sans faille », conforme aux obligations réglementaires. Toutes les étapes de gestion ont été digitalisés : demande de lavage, récupération de la tenue, lavage effectué par un prestataire extérieur ayant accès aux informations clés, dépôt et mise à disposition au pompier dans sa caserne.
A l’automne 2022, le BMPM prévoit d’équiper son magasin incendie de la solution OSLO FM ; ce dernier se distingue par un flux constant et sensible d’informations liées aux matériels d’intervention sérialisés ou non (tuyaux, tronçonneuses…) au cœur de l’efficacité même des opérations. Elle lui garantira de suivre et de localiser précisément les véhicules et équipement, d’accélérer les échanges, les transferts, les dotations et d’optimiser le suivi de la maintenance curative. Autre nouveauté phare, le BMPM va s’équiper d’une nouvelle fonctionnalité de la solution OSLO, la gestion de l’armement des véhicules d’intervention. Il sera le premier client SDIS d’OSLO à exploiter le potentiel de la solution pour automatiser toutes les étapes de gestion des équipements nécessaires aux véhicules, vérifiés chaque matin, pour être pleinement opérationnels. Ultime étape de ce projet d’informatisation, le BMPM prévoit au printemps 2023 de s’appuyer sur la solution pour gérer de bout en bout son catalogue de formations délivrées par le CETIS aux institutions et aux entreprises privées, de la rédaction de l’offre commerciale à sa facturation.
Les bénéfices sont nombreux et concrets ; la fiabilité, la centralisation et l’échange des informations portées par la solution OSLO FM garantissent au BMPM une gestion des stocks, conformes à ses attentes de sécurité opérationnelle et financière. Les écrans personnalisés de la solution logicielle selon les besoins des opérationnels – acheteurs, responsables de magasins et des pompiers – assurent une grande fluidité et efficacité dans les tâches. L’automatisation des process, de la gestion des achats aux interventions, garantit au BMPM une traçabilité fine des flux et des actions menées, des mouvements de stocks aux réparations effectuées. A cela s’ajoute le suivi préventif et correctif de la flotte, gage d’optimisation de la maintenance. Avec la solution OSLO FM, le BMPM conjugue fiabilité, traçabilité et contrôle pour toujours plus d’efficacité opérationnelle et de maîtrise des coûts.
Le Lieutenant de vaisseau Johan conclut : « Nous avons déjà constaté « sur le terrain » la pertinence de la solution pour optimiser le suivi de certains équipements, élément clé de notre efficacité opérationnelle. Nous allons nous atteler, à partir de la solution OSLO FM, à la valorisation de nos stocks afin d’optimiser durablement nos coûts, dans un contexte de tension budgétaire. »
