La solution OSLO FM au cœur de l’optimisation des approvisionnements, des achats et de la maintenance de l’Institut de Cancérologie de Lorraine
Classé dans le Top 100 mondial des meilleurs hôpitaux spécialisés selon le classement 2023 du site américain Newsweek, l’Institut de Cancérologie de Lorraine (ICL), membre d’UNICANCER, est un établissement privé, à but non lucratif, spécialisé en cancérologie et labellisé centre de recherche en oncologie.
Acteur historique majeur de la lutte et du traitement du cancer dans le Grand Est, et notamment dans la région Lorraine, l’ICL (Centre Alexis Vautrin, fondé en 1924), a pris en charge 15 704 patients en 2022. Afin de gérer de manière optimale l’intégralité des achats, des biens et des services nécessaires à l’efficacité de sa mission de service public, l’ICL s’appuie depuis 2007 sur la solution logicielle OSLO FM (anciennement KIMOCE), interfacée avec le logiciel de comptabilité et de gestion financière Sage 1000.
Aujourd’hui, la solution OSLO, verticalisée pour répondre aux enjeux du secteur hospitalier et de la santé, automatise et optimise toutes les tâches liées à la gestion des approvisionnements, des achats – soit en moyenne plus de 9 500 factures fournisseurs par an – des stocks et de la maintenance des équipements les plus divers, de la traditionnelle chaise de bureau à l’équipement de pointe de radiothérapie.
Une solution « sur mesure » conforme aux besoins d’efficacité et d’évolutivité de l’ICL
Comme nous le confie Gilles LARIDANT, Responsable des Services Économiques de l’ICL : « Les atouts de la solution OSLO FM reposent sur plusieurs points clé : son ouverture aisée vers nos autres applications, ses capacités de paramétrage et son adaptabilité. Elle nous a permis de bâtir, en collaboration avec l’éditeur, une solution sur mesure pour gérer nos approvisionnements, achats, stocks et notre maintenance d’équipements, selon les meilleures pratiques et normes en vigueur dans le monde hospitalier ». Nativement interfacée avec l’outil Sage 1000, la solution OSLO contribue également, via des échanges automatisés à l’optimisation de la comptabilité générale et analytique de tous les services de l’établissement.
Parmi les fonctions métier apportant le plus d’efficience dans les process de l’ICL, on peut notamment citer le portail web des demandes d’achat, conçu pour faciliter la prise de commandes des collaborateurs et pour assurer une gestion « sans faille » des stocks de l’économat…
Par ailleurs, afin de répondre aux nouvelles obligations de traçabilité des médicaments (sérialisation), lutter contre la contrefaçon et sécuriser la Supply Chain dans sa globalité, du laboratoire jusqu’à la remise au patient, l’ICL a fait le choix d’interfacer OSLO FM aux applications de Newac Informatique. Les deux solutions conjuguées lui garantissent une traçabilité à toutes les étapes des DMI, de l’achat du médicament, à la réception en pharmacie, jusqu’à l’administration au patient.
L’ICL peut également gérer finement la maintenance et le suivi des équipements médicaux selon des paramètres spécifiques, ou effectuer des recherches précises via des requêtes par classe ou par famille. A titre d’exemple, les portes automatiques de l’ICL, établissement recevant du public (ERP), sont des équipements qui nécessitent un contrôle au minimum trois fois par an. Avec OSLO FM, toutes les informations propres aux équipements et à leur maintenance sont centralisées et diffusées automatiquement dans les solutions qui composent le système d’information de l’ICL. Avec plus de 10 000 instances mobilisées, la solution OSLO FM garantit à l’ICL de bâtir des plans de maintenance les plus efficients, selon les meilleures pratiques et la réglementation en vigueur.
Le portail Web des demandes d’interventions permet le signalement et le suivi de tous les dépannages ou interventions sollicités par les services.
Dans les prochains mois, l’ICL prévoit, en collaboration avec CEGEDIM Santé et l’éditeur OSLO, de dématérialiser ses factures fournisseurs, une obligation réglementaire à partir de juillet 2024. En parallèle, l’ICL, dotée d’une nouvelle direction financière, réfléchit également à la refonte de son outil comptable et financier.
Gilles LARIDANT, Responsable des Services Économiques d’ICL, conclut : « Véritablement « sur mesure », la solution de l’éditeur OSLO, avec lequel nous avons noué une bonne collaboration, nous assure d’automatiser et d’optimiser de nombreuses facettes de notre gestion des approvisionnements et notre maintenance, en nous affranchissant des tâches administratives fastidieuses, chronophages et sources d’erreur ».
